Así funciona la contratación en la propiedad horizontal
La realización de un proceso de contratación eficaz, además de permitir el correcto funcionamiento de la unidad residencial, evitará que sea objeto de sanciones. – Archivo / GENTE DE CABECERA
La contratación es uno de los temas de mayor relevancia en la propiedad horizontal y a su vez uno de los que más presenta problemas, especialmente porque muchas veces se tiene más en cuenta el valor que se va a cancelar por los servicios, que las calidades y las condiciones en que se contrata al personal que presta los servicios en la copropiedad.
La revista Gente consultó a dos expertos en el tema, Sergio Arenas y Ramiro Serrano, quienes ofrecieron algunas recomendaciones y tips para que este trámite se cumpla sin inconvenientes.
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1. Elabore un manual de contratación y preséntelo para la aprobación en el Consejo de Administración, que es el organismo que tiene a facultad de crear sus propios reglamentos internos. Con esto, usted tendrá claras las etapas y procesos que debe seguir como administrador a la hora de contratar, y en especial limita las recomendaciones o imposiciones que quieran hacer los miembros del consejo respecto a la escogencia del contratista.
2. Defina el alcance del contrato antes de salir a buscar proveedor. En muchas ocasiones la copropiedad requiere contratar a un proveedor, pero no tiene claro qué es lo que se debe cotizar, y en muchos casos el administrador termina definiendo técnicamente qué se debe hacer, lo cual es un error si no está dentro de sus competencias.
3. Revise su capacidad de contratación en el reglamento. Primero, determine hasta qué suma de dinero puede contratar. Lo que supere esa cuantía debe someterse a aprobación del Consejo de Administración.
4. Busque en el mercado mínimo tres cotizaciones con empresas relacionadas con el objeto de la contratación.
5. Compruebe la idoneidad de la empresa que va a contratar (certificados y referencias).
6. Verifique la capacidad jurídica de los representantes del proveedor. A veces se hacen negocios con personas que ni siquiera aparecen en el certificado de existencia y representación legal.
7. Establezca un cuadro comparativo que permita analizar no solo el valor de la propuesta, sino las calidades del contratista, su experiencia en el mercado, la calidad de sus materiales.
8. Defina la forma jurídica de vincular al proveedor. Escoger el tipo de contrato que se va a firmar con el proveedor es determinante a la hora de exigir el cumplimiento del objeto contratado o las garantías respectivas.
9. Exija pólizas de seguros que amparen los riesgos relacionados con el contrato. Entre otras, solicite póliza de cumplimiento, prestaciones sociales, anticipo, estabilidad de la obra.
10. Si es posible económicamente, contrate un interventor, quien será la persona que representará técnicamente a la copropiedad.
11. No reciba dádivas, invitaciones o regalos de los proveedores.
Es necesario tener mecanismos de comunicación eficiente para atención de emergencias de empleados, para evitar eventos o accidentes que lamentar. Archivo / GENTE DE CABECERA
12. No celebre contratos por más de un año. Recuerde que cada año la asamblea general de copropietarios aprueba el presupuesto, el cual está directamente relacionado con el gasto y los compromisos contractuales adquiridos. Si el contrato es mayor a un año, valídelo en la Asamblea General Ordinaria.
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Para prevenir emergencias…
Sergio Arenas dio un ejemplo de algunas de las emergencias que pueden ocurrir dentro de la copropiedad con el personal de servicios generales. En una copropiedad de aproximadamente 240 unidades de vivienda, la administradora dentro de sus facultades contrató el servicio de aseo con una empresa especializada.
Dentro de la ejecución normal de las actividades de aseo, un trabajador vinculado a la empresa sufrió un accidente laboral dentro de su jornada. La empresa de servicios de aseo cumplía con todas las obligaciones laborales y de riesgos laborales; sin embargo, en el momento de la emergencia la administradora del conjunto residencial no se encontraba dentro de la propiedad horizontal y tampoco fue posible ubicarla.
Los propietarios no atendieron la emergencia de manera oportuna, y el trabajador lamentablemente falleció dentro de la copropiedad.
Cuando se indaga sobre la situación, los propietarios se dan cuenta de que el trabajador no tiene identificación, no ubicaron los teléfonos de la empresa, dado que los datos reposaban bajo llave en la oficina de la administración, no se logró acceder al lugar en donde estaba el desfibrilador, no se conocía la empresa de servicios de ambulancia que tenía la copropiedad ni tampoco se pudo encontrar la camilla.
Las copropiedades están obligadas a tener mecanismos claros para la atención de estos eventos, especialmente cuando la administradora no esté en la propiedad horizontal. No solo con los trabajadores, sino con los visitantes y con los mismos propietarios. En los contratos con los proveedores se deben establecer los canales de comunicación efectivos para las novedades que se presenten con sus trabajadores, y además imponer una obligación de colaboración con los demás proveedores como las empresas de vigilancia.
Estos dos proveedores son los más comunes en las propiedades horizontales. Entre ellos debe haber armonía e integralidad en los servicios que prestan. Los propietarios no son los responsables del manejo de este tipo de crisis. Los proveedores deben centrar sus esfuerzos en prestar servicios que generen valor y no simplemente bienes o mejoras a la infraestructura del edificio.
Una adecuada atención a esta emergencia pudo haber salvado una vida.
¡Tenga en cuenta!
Para el administrador:
-Este debe ser escogido únicamente por el Consejo de Administración y a falta de éste por la Asamblea General de Copropietarios.
-Antes de escoger al administrador es necesario conocer qué necesidades tiene la copropiedad: sociales, técnicas, financieras, etc. De ahí la importancia de su capacitación, ya que no se puede dejar el valor que tiene todo un edificio (que son varios millones de pesos) en manos de una persona que sólo sabe pagar unos recibos.
-Verifique sus referencias para ratificar su honorabilidad, capacidad y liderazgo para manejar grupos sociales.
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-Determine la forma en que va a prestar el servicio. De ahí se debe tomar la decisión de su tipo de contratación: Laboral o por prestación de servicios. Recuerde que el artículo 23 del Código Sustantivo de Trabajo establece tres elementos para que se constituya contrato de Trabajo: Trabajo personal, subordinación o dependencia y remuneración para que se constituya un contrato laboral realidad.
-Determine sus honorarios. Aunque esta decisión la tiene la asamblea, estamos muy seguros que existe incompatibilidad entre calidad y un mal precio.
-Realice supervisión de los pagos de seguridad social, pensión y ARL, especialmente si es contrato de prestación de servicios.
-Los consejos de administración deben realizar las políticas de seguimiento de la gestión administrativa del administrador. No solo es responsabilidad de este órgano realizar el respectivo control, sino que además un administrador sin control es muy seguro que no funcione.
«Es de imperiosa necesidad implementar políticas claras en la contratación, los proveedores no pueden caer en el canibalismo mercantil, porque de una u otra forma incumplirán o disminuirá la calidad de sus trabajos», Sergio Arenas.
Las empresas de vigilancia:
-Antes de contratarlas verifique en la página de la Superintendencia de Vigilancia si tiene el permiso para operar en la ciudad. Si contratan empresas que no estén habilitadas por la Superintendencia, se exponen a millonarias sanciones por parte de esta entidad.
-Solicite una propuesta de servicios con un diagnóstico de necesidad en seguridad de su edificio. Generalmente los Consejos de Administración inician solicitando son los valores agregados (que son totalmente ilegales y que pueden ser denunciados por cualquier tercero ante la Superintendencia, generando multas no solo a la copropiedad, sino a la empresa de vigilancia) quitándole la posibilidad al edificio o Conjunto de solicitar un buen servicio. Es necesario recordar que cuando existen estos valores agregados los revisores fiscales deben dejarlos evidenciados en sus dictámenes.
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-Antes de contratar y durante el seguimiento del contrato verifique los requerimientos como pólizas, permisos, pago de los salarios y parafiscales acorde a la ley, etc; como el cumplimiento de las normas del SSGT y de habeas data por parte de la empresa y de sus trabajadores, ya que su incumplimiento los hace solidariamente responsables.
«Hay frases como No hay nada más caro que un mal empleado que nos inducen a realizar una contratación perfecta. Hoy en día en que la propiedad horizontal ha tenido tantas cargas legales no se puede contratar sólo teniendo en cuenta el más barato, sino el que efectivamente pueda proteger mi patrimonio», Ramiro Serrano.
Del personal en general:
-Verifique las necesidades del conjunto y realice un mapeo de servicios vs. personal para cumplir con el funcionamiento del edificio.
-Escoja el tipo de contratación y verifique el cumplimiento de las obligaciones legales para el ejercicio del cargo y de parafiscalidad.
-Vincúlelo al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo que ya debe tener implementado.